Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Baik itu surat formal maupun surat pribadi, penting bagi kita untuk mengetahui cara membuat surat yang baik agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas dan efektif. Dalam artikel ini, akan dijelaskan langkah-langkah yang perlu diikuti dalam membuat surat yang baik, mulai dari penulisan salam pembuka hingga penutup yang tepat.
Langkah pertama dalam membuat surat yang baik adalah menentukan format penulisan yang sesuai. Surat formal umumnya mengikuti format standar, yaitu dengan menyebutkan alamat pengirim dan penerima, tanggal penulisan, serta subjek surat. Selain itu, penting juga untuk memperhatikan kebersihan penulisan, baik itu ejaan, tanda baca, maupun tata bahasa yang digunakan.
Menentukan Jenis Surat yang Akan Dibuat
Sebelum memulai penulisan surat, penting untuk mengetahui jenis surat apa yang akan Anda tulis. Apakah itu surat lamaran pekerjaan, surat permohonan, atau surat pribadi. Setiap jenis surat memiliki format dan gaya penulisan yang berbeda-beda. Misalnya, surat lamaran pekerjaan umumnya harus menyertakan informasi tentang pengalaman kerja dan kualifikasi pendidikan, sedangkan surat permohonan biasanya berisi permintaan izin atau bantuan.
Pentingnya Menentukan Jenis Surat
Menentukan jenis surat yang akan Anda tulis merupakan langkah penting dalam membuat surat yang baik. Dengan mengetahui jenis surat yang ingin Anda sampaikan, Anda dapat menyesuaikan gaya penulisan, format, dan bahasa yang digunakan. Hal ini akan membantu agar surat Anda terlihat lebih profesional dan efektif dalam menyampaikan pesan yang ingin disampaikan.
Contoh Jenis Surat
Berikut beberapa contoh jenis surat yang mungkin Anda ingin tulis:
- Surat Lamaran Pekerjaan
- Surat Permohonan Izin
- Surat Pemberitahuan
- Surat Undangan
- Surat Pribadi
Pastikan Anda menyesuaikan gaya penulisan dan format surat sesuai dengan jenis surat yang ingin Anda tulis.
Menyebutkan Alamat Pengirim dan Penerima
Langkah selanjutnya adalah menyebutkan alamat pengirim dan penerima surat. Pada bagian ini, tuliskan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email jika diperlukan. Pastikan informasi yang disebutkan lengkap dan akurat.
Informasi yang Perlu Dicantumkan
Agar surat Anda dapat dikirim dan diterima dengan baik, pastikan untuk mencantumkan informasi yang relevan dan lengkap tentang pengirim dan penerima surat. Berikut beberapa informasi yang perlu dicantumkan:
- Nama lengkap pengirim dan penerima
- Alamat lengkap pengirim dan penerima
- Nomor telepon pengirim dan penerima
- Alamat email pengirim dan penerima (jika diperlukan)
Pastikan semua informasi yang Anda cantumkan benar dan akurat agar surat dapat dikirim dan diterima dengan tepat.
Mengapa Alamat Pengirim dan Penerima Penting?
Menyebutkan alamat pengirim dan penerima surat penting agar surat dapat dikirim dan diterima dengan baik. Alamat pengirim diperlukan agar pihak yang menerima surat dapat mengidentifikasi siapa yang mengirim surat tersebut. Sedangkan alamat penerima diperlukan agar surat dapat diterima oleh pihak yang dituju dengan tepat.
Menulis Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bagian dari surat yang digunakan untuk menyapa penerima surat. Pada surat formal, salam pembuka yang umum digunakan adalah “Kepada Yth.” diikuti dengan gelar atau jabatan penerima surat. Pada surat pribadi, salam pembuka dapat lebih santai dan personal.
Contoh Salam Pembuka Surat Formal
Berikut adalah beberapa contoh salam pembuka yang umum digunakan dalam surat formal:
- Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari [Nama Penerima Surat]
- Adi Bapak/Ibu/Saudara/Saudari [Nama Penerima Surat]
- Dengan Hormat
Pastikan untuk menggunakan salam pembuka yang sesuai dengan tingkat formalitas surat yang Anda tulis.
Contoh Salam Pembuka Surat Pribadi
Pada surat pribadi, Anda dapat menggunakan salam pembuka yang lebih santai dan personal. Berikut adalah beberapa contoh salam pembuka surat pribadi:
- Halo [Nama Penerima Surat]
- Salam [Nama Penerima Surat]
- Dear [Nama Penerima Surat]
Pastikan untuk menggunakan salam pembuka yang sesuai dengan hubungan Anda dengan penerima surat.
Menulis Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka digunakan untuk mengenalkan tujuan atau maksud penulisan surat. Pada bagian ini, jelaskan dengan singkat dan jelas mengapa Anda menulis surat tersebut dan apa yang ingin Anda sampaikan.
Tujuan dan Maksud Penulisan Surat
Pada paragraf pembuka, jelaskan dengan jelas tujuan dan maksud penulisan surat Anda. Misalnya, jika Anda menulis surat lamaran pekerjaan, jelaskan bahwa Anda tertarik untuk bekerja di perusahaan tersebut dan sampaikan mengapa Anda merasa cocok untuk posisi yang sedang dibuka.
Pada surat permohonan, jelaskan dengan singkat alasan mengapa Anda membutuhkan izin atau bantuan yang Anda minta. Hal ini akan membantu penerima surat untuk memahami dengan jelas apa yang Anda harapkan dari surat tersebut.
Contoh Paragraf Pembuka Surat Lamaran Pekerjaan
Berikut adalah contoh paragraf pembuka surat lamaran pekerjaan:
“Saya menulis surat ini untuk mengajukan lamaran pekerjaan di perusahaan ABC yang sedang membuka lowongan untuk posisi Marketing Executive. Saya tertarik dengan perusahaan ABC karena reputasinya yang baik dalam industri ini, serta saya yakin bahwa kualifikasi dan pengalaman kerja saya dapat memberikan kontribusi yang berarti bagi perusahaan.”
Pada paragraf pembuka surat lamaran pekerjaan, jelaskan dengan jelas posisi yang Anda lamar, mengapa Anda tertarik dengan perusahaan tersebut, dan mengapa Anda merasa diri Anda cocok untuk posisi tersebut.
Menyampaikan Isi Surat
Isi surat merupakan inti dari pesan yang ingin Anda sampaikan. Pastikan penulisan isi surat Anda terstruktur dengan baik dan mudah dipahami oleh penerima surat. Jelaskan dengan detail dan lengkap mengenai hal-hal yang ingin Anda sampaikan.
Tata Bahasa dan Struktur Isi Surat
Agar isi surat Anda dapat dipahami dengan baik, pastikan untuk menggunakan tata bahasa yang baik dan benar. Gunakan kalimat yang jelas dan singkat, serta sesuaikan struktur isi surat dengan tujuan dan jenis surat yang Anda tulis.
Pastikan untuk memberikan penjelasan yang cukup detail tentang topik yang ingin Anda sampaikan. Jika Anda menggunakan informasi atau data dari sumber lain, jangan lupa untuk mencantumkan referensi atau sumbernya.
Contoh Isi Surat Permohonan IzinContoh Isi Surat Permohonan Izin
Berikut adalah contoh isi surat permohonan izin:
“Dengan hormat,Saya, [Nama Anda], ingin mengajukan permohonan izin untuk tidak hadir dalam acara rapat yang dijadwalkan pada tanggal [Tanggal Rapat]. Saya memiliki keperluan mendesak yang tidak dapat ditunda pada waktu tersebut. Saya memahami bahwa kehadiran saya sangat penting dalam rapat tersebut, namun dengan sungguh-sungguh saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan oleh ketidakhadiran saya.Saya berjanji akan memberikan laporan lengkap dan rinci mengenai perkembangan yang dibahas dalam rapat tersebut kepada [Nama Pengganti] atau melalui email kepada seluruh anggota tim.Terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu/Saudara/Saudari terhadap permohonan saya ini. Saya siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut jika diperlukan.Hormat saya,[Nama Anda]”
Pada contoh surat permohonan izin di atas, terdapat penjelasan singkat mengenai alasan permohonan izin, janji untuk memberikan laporan kepada pihak yang berwenang, dan ungkapan terima kasih atas perhatian dan pengertian yang diberikan.
Menulis Penutup Surat
Penutup surat digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan dan jelas. Pada surat formal, penutup yang umum digunakan adalah “Hormat saya” diikuti dengan tanda tangan dan nama pengirim surat. Pada surat pribadi, penutup dapat lebih personal seperti “Salam hangat” atau “Terima kasih”.
Contoh Penutup Surat Formal
Berikut adalah contoh penutup surat formal:
“Hormat saya,[Nama Anda]”
Contoh Penutup Surat Pribadi
Pada surat pribadi, Anda dapat menggunakan penutup yang lebih personal. Berikut adalah contoh penutup surat pribadi:
“Salam hangat,[Nama Anda]”
Menyebutkan Lampiran Jika Ada
Jika surat Anda memiliki lampiran, sebutkan hal tersebut pada bagian akhir surat. Tuliskan jumlah dan jenis lampiran yang Anda sertakan agar penerima surat dapat mengetahuinya.
Contoh Penyebutan Lampiran
Berikut adalah contoh penyebutan lampiran pada surat:
“Terlampir saya sertakan [Jumlah] lampiran, yaitu:1. [Jenis Lampiran 1]2. [Jenis Lampiran 2]3. [Jenis Lampiran 3]Mohon untuk dapat melihat lampiran tersebut.”
Mengecek Kembali Surat
Sebelum mengirim surat, penting untuk melakukan pengecekan ulang terhadap kesalahan penulisan, kesalahan ejaan, maupun isi surat yang ingin disampaikan. Pastikan surat yang Anda tulis bebas dari kesalahan dan jelas dalam penyampaiannya.
Langkah-langkah dalam Mengecek Surat
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti dalam mengecek surat:
- Periksa ejaan dan tanda baca
- Periksa kejelasan dan struktur kalimat
- Periksa kesesuaian format surat dengan jenis surat yang Anda tulis
- Periksa keberadaan lampiran (jika ada) dan pastikan sudah mencantumkan informasi mengenai lampiran tersebut
- Periksa kembali alamat pengirim dan penerima surat
- Periksa kesesuaian salam pembuka, paragraf pembuka, isi surat, dan penutup surat dengan tujuan dan jenis surat yang Anda tulis
Dengan melakukan pengecekan yang teliti, Anda dapat memastikan bahwa surat yang Anda tulis bebas dari kesalahan dan siap untuk dikirim.
Mencetak dan Mengirim Surat
Setelah yakin bahwa surat yang Anda tulis sudah sesuai dan bebas dari kesalahan, cetak surat tersebut dengan menggunakan kertas yang baik. Pastikan pengemasan surat yang rapi sebelum mengirimkannya melalui pos atau kurir, atau dapat juga dikirim secara elektronik jika surat tersebut berbentuk surat elektronik.
Pengiriman Surat Elektronik
Jika Anda mengirim surat secara elektronik, pastikan untuk menggunakan alamat email yang tepat dan pastikan surat Anda terlampir dengan benar. Juga, pastikan Anda telah mencantumkan subjek email yang relevan agar penerima surat dapat dengan mudah mengidentifikasi isi surat yang Anda kirimkan.
Menyimpan Salinan Surat
Terakhir, pastikan untuk menyimpan salinan surat yang Anda kirimkan. Salinan surat tersebut berguna sebagai arsip atau referensi di kemudian hari jika diperlukan.
Keuntungan Menyimpan Salinan Surat
Menyimpan salinan surat yang Anda kirimkan memiliki beberapa keuntungan, antara lain:
- Anda memiliki bukti tertulis mengenai isi surat yang telah Anda kirimkan
- Anda dapat dengan mudah melakukan pengecekan kembali terhadap isi surat jika diperlukan
- Anda dapat menggunakan salinan surat sebagai referensi untuk surat-surat yang serupa di masa depan
Pastikan Anda menyimpan salinan surat dengan baik agar dapat diakses dengan mudah saat diperlukan.
Dalam kesimpulan, cara membuat surat yang baik melibatkan langkah-langkah yang perlu diikuti mulai dari menentukan jenis surat, menyebutkan alamat pengirim dan penerima, menulis salam pembuka, paragraf pembuka, isi surat, penutup, dan lainnya. Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, diharapkan surat yang Anda tulis dapat lebih jelas, efektif, dan dapat menyampaikan pesan dengan baik kepada penerima surat. Selamat mencoba!